Informationen sammeln ist das eine, die Frage, wie ich diese dann aber auch so sinnvoll strukturiere, dass ich sie erstens wiederfinde und zweitens damit auch weiterarbeiten kann, hat mich lange beschäftigt. Es gibt unzählige Methoden innerhalb des Wissensmanagements, aber bei einer Methode / Buch bin ich hängen geblieben: "The second brain" von Tiago Forte. Das Buch ist auch in deutsch verfügbar mit dem Titel "Nutzen Sie Ihr zweites Gehirn".

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Das Buch hat viele Denkanstöße bei mir ausgelöst, daher hier nun die Vorstellung des "praktische Teils" seiner Methode.

Zwei Begriffe spielen bei Tiago Forte eine große Rolle, nämlich CODE und PARA. Wobei sein Ansatz häufig reduziert wird auf seine Ordnerstruktur, was schade ist, denn ihm geht es um mehr als nur die Ordnerstruktur.

Seine Methode "CODE" steht für 

Capture, also festhalten, was einem wichtig ist 

Organize, es so zu speichern, dass man es wieder findet 

Distill, Zusammenfassen bis auf die eigentliche Essenz

Express, sprich veröffentlichen und sei es nur für einen selber

Capture

Für Ihn wichtig ist: nur das aufbewahren, was einen weiterbringt. Entweder in einem Projekt oder in seinem ganz persönlichen Wissensmanagement. Also eine ganz bewusste Entscheidung darüber zu treffen, ob diese Information aufgenommen wird in die eigene Wissenssammlung (second brain) oder eben nicht. 

Das macht sicher Sinn, wenn man Informationen für Projekte oder konkrete Themen sammelt, für mein Wissensmanagement nehme ich durchaus auch mal mehr Informationen auf.  

Was mir dabei hilft, ist ein zweistufiger Prozess. Zuerst sammle ich alles in einer zentralen Inbox und erst in einem zweiten Schritt überlege ich dann, ob die Information wieder rausfliegt oder weiter verarbeitet wird. Sie auch mein Blogpost zu Mein persönliches Wissensmanagement

Tiago Forte formuliert vier Fragen, die einem helfen sollen bei der Entscheidung ob man es speichert (egal ob analog oder digital) oder dann wieder aus der Inbox löscht.

• Inspiriert es mich?
• Ist es nützlich?
• Ist es persönlich?
• Ist es überraschend?

Organize

"Ihr zweites Gehirn ist nicht bloß ein Instrument – es ist eine Umgebung. Es ist ein Garten des Wissens voller vertrauter, gewundener Pfade, aber auch mit geheimen und abgeschiedenen Bereichen. Jeder Pfad ist ein Startpunkt für neue Ideen und Perspektiven. Gärten sind etwas Natürliches, aber sie entstehen nicht zufällig. Sie brauchen jemanden, der die Pflanzen sät, die Sträucher schneidet und die Pfade, die durch den Garten führen, formt. Es ist an der Zeit, dass wir die digitalen Umgebungen, in denen wir so viele unsere wachen Stunden verbringen, bewusster gestalten". (Tiago, S.89)

Sein Organisationssystem - und hier kommt der zweite Begriff - nennt er  "PARA". 

Projects: das sind Vorhaben, die ein klares Beginn - und Enddatum haben. Das kann ein berufliches Projekt sein aber auch z.B. der nächste Urlaub, den man plant.

Areas: langfristige Verpflichtungen, also entweder berufliche Themengebiete wie Marketing und Personal oder auch Teams für man man zuständig ist oder auch private Bereiche wie z.B. Finanzen oder Familie

Resources: das klassische "Wissen", nämlich alle weiteren Themen und Interessensgebiete, die einen interessieren oder die in Zukunft nützlich sein könnten oder zu denen man forscht. Können auch Hobbies sein

Archive: alle Inhalte aus den ersten drei Kategorien, die entweder beendet sind oder geparkt werden.

Er empfiehlt also, Informationen danach zu sortieren, wofür sie "brauchbar" sind und nicht woher sie kommen, also z.B. nicht sortieren nach Artikel,  Bücher oder alle Zitate, sondern in welchem Kontext will ich die Information wiederfinden.

Das Tool ist für ihn an der Stelle nebensächlich, da sich diese Struktur überall anwenden lässt. Sie muss auch nicht zwingend überall identisch sein, denn was man definitiv vermeiden sollte, sind leere Ordner anzulegen, nur weil die Struktur es so vorgibt. Wenn also z.B. der Ordner "Resources" im Browser für seine Bookmarks keinen Sinn macht, dann gibt es den dort auch nicht. Allerdings sollte die Nomenklatur zumindest auf allen Plattformen identisch sein.

Distill (Zusammenfassen)

Das ist für ihn ein sehr wichtiger Schritt. Es geht hier auch um Wiederauffindbarkeit, d.h. die Inhalte schnell und präzise wieder finden. Ist sicherlich in Zeiten von Suchfunktionen und künstlicher Intelligenz nicht mehr ganz so relevant, aber wer liest sich schon ellenlange Buchnotizen wieder durch, selbst wenn man sie selber zusammen gestellt hat... 

Er geht hier in der Regel zweistufig vor. Zuerst alle wichtigen Teile markieren und dann in den markierten Abschnitten die besonders wichtigen Satzteile zusätzlich fett markieren. Damit hat man auch eine visuelle Orientierung, wenn man diese Notiz später dann nochmals anschaut. Wenn es für ihn eine ganz besonders wichtige Quelle ist, dann fasst er den Inhalt nochmals in einer Kurzzusammenfassung an den Anfang der Notiz zusammen. Spätestens hier merkt man dann auch, ob die Notiz wirklich wichtig ist oder nicht. Er nennt es auch progressive summarization

Diesen Schritt mache ich zumindest bei meinen Notizen aus der Rubrik "Wissen" - also Resources -  meist vor dem Organisieren, d.h. wenn ich meine Inbox aufräume also oben bei Capture und erst dann sortiere ich die Notiz ein.

Express

"Zweck des Wissens ist es, geteilt zu werden. Wozu soll es gut sein, etwas zu wissen, wenn es keine positive Wirkung auf jemanden hat, nicht mal auf Sie selbst?" (Forte, S. 235)"

Hier geht es also auch darum, das gesammelte Wissen in eigenen Worten wieder zu geben. Erst dann merkt man auch, ob man den Inhalt überhaupt verstanden hat oder nicht. 

Es schien die perfekte Methode zwischen den sehr stark "ToDo" oder Projektbezogenen Methoden wie "Getting things done" von David Allen und den reinen Wissensmethoden, wie beispielsweise die Zettelkastenmethode.

Zudem hat er mich als "Informationshamsterer" doch an der ein oder anderen Stelle "ertappt" und zum Nachdenken angeregt. 

Neben seinem Buch "Building a second Brain" hat Tiago Forte ein weiteres Buch veröffentlicht, in dem er seine PARA-Struktur näher erläutert. Bislang nur im Original verfügbar mit dem Titel: "The PARA Method", wird aber voraussichtlich im Juli 2024 auch auf deutsch erscheinen mit dem Titel "Die PARA Methode".

Was aber definitiv klar ist, wenn man den Inhalt seiner Notizen, Bookmarks und Emails in dieser Struktur nicht regelmäßig durchschaut und einem Review unterzieht, wird auch diese Struktur zu einem "Informationsgrab". In seinem zweiten Buch zur PARA-Methode ("The PARA-Method), hat er einige Anregungen für ein wöchentliches Review gegeben. Wer also hier noch weitere Ideen sucht, kann auch hier mal reinschauen. Oder auf seinem Youtube-Kanal, in dem er seine Methode in vielen Videos ebenfalls vorstellt. 

Im privaten Umfeld hat sich die PARA-Ordnerstruktur für mich als nicht zielführend gezeigt. Sie ist doch sehr im Geiste der Getting things done von David Allen aufgebaut und sehr auf "Aktion" ausgerichtet. Ich habe sie also nur noch im beruflichen Kontext beibehalten, im privaten Kontext aber wieder aufgegeben, da hier mein Fokus rein auf seinem Ordner "Resources" liegt.